Écris tes trois documents de rentrée avec l'IA, puis sors-en un paquet prêt à distribuer par classe

Un seul prompt rédige ta fiche de renseignements, ton autorisation parentale et ta liste de fournitures, RGPD comprise. Et l'étape d'après : un paquet par classe, déjà compté.

Chaque classe repart la première semaine avec le même paquet : fiche de renseignements, autorisation parentale, liste de fournitures, parfois un règlement de classe. Ces documents, personne ne les écrit vraiment : on récupère celui d'un collègue, on reprend celui de l'an dernier avec la mauvaise année scolaire encore dessus, ou on repart d'une page blanche le dimanche soir. Et une fois écrits, il faut encore les assembler et compter les exemplaires, classe par classe.

Méthode, étape par étape

• Décide d'abord ce que tu distribues, et à qui. Les trois documents ci-dessous couvrent la plupart des cas ; le règlement de classe, lui, se traite à part, dans un autre article du blog.
• Avant de lui demander quoi que ce soit, donne à l'IA de ton choix (ChatGPT, Claude, Le Chat) ta matière, ton niveau, ton type d'établissement. Sans ce contexte, elle sort un document générique qui ressemble à celui de tout le monde.
• Le prompt plus bas rédige les trois documents d'un coup, pas un par un, et porte déjà la contrainte la plus importante : ne rien demander aux familles qui ne serve pas réellement à un professeur.
• Avant d'imprimer, deux choses à relire. La fiche de renseignements d'abord : chaque champ ajouté est une donnée personnelle que tu devras conserver, ranger, détruire en fin d'année, donc tout ce qui ne sert pas se retire. Et tout ce que le modèle ne pouvait pas savoir, nom de l'établissement, horaires, dates : sans l'info, il invente, et le prompt lui a justement demandé de laisser ces trous visibles entre crochets.
• Exporte chaque document en PDF, une page par document.
• Pagelium, mon éditeur PDF gratuit, assemble le paquet : importe les trois fichiers, remets-les dans l'ordre de distribution par glisser-déposer, tu ressors un seul PDF.
• La fonction « Imprimer malin » de Pagelium sort ensuite un fichier par classe, au bon nombre d'exemplaires : entre l'effectif de chaque classe une fois, et chaque paquet ressort séparé, prêt pour le copieur, dans l'ordre de tes classes.

Prompt réutilisable

Tu es professeur de [matière] en [niveau], dans un [collège/lycée] français. Rédige les trois documents que je distribue à mes classes la première semaine. 1. Une fiche de renseignements élève, remplie par la famille. Ne demande QUE ce qui sert à un professeur : nom, prénom, classe, un contact d'urgence avec son lien de parenté, les aménagements en cours s'il y en a (PAP, PPRE, PAI, PPS). N'inclus ni date de naissance, ni profession des parents, ni adresse postale complète. 2. Une autorisation parentale pour les sorties de proximité et les prises de vue en classe. Deux cases distinctes à cocher pour chacune (j'autorise / je n'autorise pas), jamais une case unique, plus une ligne de date et de signature. 3. Une liste de fournitures pour ma matière : courte, sans marque, sans rien d'onéreux. Contraintes : un document par page A4, vouvoiement des familles, phrases courtes, lisibles par un parent qui ne maîtrise pas bien le français. Laisse en clair, entre crochets, tout ce que tu ne peux pas savoir : nom de l'établissement, mes horaires, la date de la réunion parents-professeurs.

Une trentaine de minutes la première fois, contre 1 à 2 heures pour écrire les trois documents à la main. La relecture, elle, ne raccourcit pas : c'est là que tu décides ce que tu demandes vraiment aux familles, et aucun modèle ne peut trancher ça à ta place. Le vrai gain arrive l'année suivante, si tu as gardé le prompt et pas seulement le résultat.

Pourquoi ça te concerne

Ces documents partagent un point commun qui les rend faciles à confier à une IA : très codifiés, indépendants de ta classe, identiques d'une année sur l'autre. C'est exactement le terrain où un assistant écrit bien. Ce qu'il écrit mal, en revanche, c'est tout ce qui touche à ton établissement et à tes élèves : il ne les connaît pas, et il comblera les trous par de l'invention plausible si tu le laisses faire. Le vrai point à ne pas manquer est ailleurs : une fiche de renseignements reste une collecte de données personnelles de mineurs. Chaque champ ajouté « au cas où » est une donnée de plus à conserver, puis à détruire. Une fiche courte se remplit plus vite côté famille, et se tient plus facilement côté toi.