Écris tes trois documents de rentrée avec l'IA, puis sors-en un paquet prêt à distribuer par classe

Un seul prompt pour rédiger ta fiche de renseignements, ton autorisation parentale et ta liste de fournitures, avec la contrainte RGPD déjà dedans. Et l'étape d'après : un paquet par classe, déjà compté.

Le problème — La première semaine, chaque classe repart avec le même paquet : une fiche de renseignements, une autorisation parentale, une liste de fournitures, parfois un règlement de classe. Ces documents, on ne les écrit presque jamais vraiment : on récupère celui d'un collègue, on reprend celui de l'an dernier avec la mauvaise année scolaire dessus, ou on repart d'une page blanche le dimanche soir. Et une fois qu'ils sont écrits, il reste à les assembler et à compter les exemplaires classe par classe.

Méthode, étape par étape

• Décide d'abord ce que tu distribues cette année, et à qui : les trois documents ci-dessous suffisent dans la plupart des cas. Le règlement de classe est un exercice à part, traité dans un autre article du blog.
• Donne le contexte à l'assistant IA de ton choix (ChatGPT, Claude, Le Chat) avant de lui demander quoi que ce soit : ta matière, ton niveau, ton type d'établissement. Sans ça, il produit un document générique qui ressemble à celui de tout le monde.
• Utilise le prompt ci-dessous, qui rédige les trois documents d'un coup plutôt qu'un par un. Il porte déjà la contrainte la plus importante : ne demander aux familles que ce qui sert réellement à un professeur.
• Relis deux choses avant d'imprimer. D'abord la fiche de renseignements : chaque champ que tu ajoutes est une donnée personnelle que tu devras conserver, ranger et détruire en fin d'année, donc tout ce qui ne te sert pas se retire. Ensuite tout ce que le modèle ne peut pas savoir (nom de l'établissement, horaires, dates) : s'il ne l'a pas, il l'invente, et le prompt lui demande justement de laisser ces trous visibles entre crochets.
• Exporte chaque document en PDF, une page chacun.
• Assemble le paquet avec Pagelium, mon éditeur PDF gratuit : tu importes les trois fichiers, tu les remets dans l'ordre de distribution par glisser-déposer, et tu obtiens un seul PDF.
• Sors un fichier par classe avec le bon nombre d'exemplaires déjà calculé, avec la fonction « Imprimer malin » de Pagelium : tu entres l'effectif de chaque classe une fois, et chaque paquet ressort séparé, prêt à partir au copieur dans l'ordre de tes classes.

Prompt réutilisable

Tu es professeur de [matière] en [niveau], dans un [collège/lycée] français. Rédige les trois documents que je distribue à mes classes la première semaine. 1. Une fiche de renseignements élève, remplie par la famille. Ne demande QUE ce qui sert à un professeur : nom, prénom, classe, un contact d'urgence avec son lien de parenté, les aménagements en cours s'il y en a (PAP, PPRE, PAI, PPS). N'inclus ni date de naissance, ni profession des parents, ni adresse postale complète. 2. Une autorisation parentale pour les sorties de proximité et les prises de vue en classe. Deux cases distinctes à cocher pour chacune (j'autorise / je n'autorise pas), jamais une case unique, plus une ligne de date et de signature. 3. Une liste de fournitures pour ma matière : courte, sans marque, sans rien d'onéreux. Contraintes : un document par page A4, vouvoiement des familles, phrases courtes, lisibles par un parent qui ne maîtrise pas bien le français. Laisse en clair, entre crochets, tout ce que tu ne peux pas savoir : nom de l'établissement, mes horaires, la date de la réunion parents-professeurs.

Temps gagné — Une trentaine de minutes la première fois, contre une à deux heures pour écrire les trois documents à la main. La relecture, elle, reste entière : c'est là que tu décides ce que tu demandes vraiment aux familles, et aucun modèle ne peut le décider à ta place. Le vrai gain se joue l'année suivante, si tu gardes le prompt et pas seulement le résultat.

Pourquoi ça te concerne

Ces documents ont un point commun qui les rend faciles à confier à une IA : ils sont très codifiés, ils ne dépendent pas de ta classe, et ils se répètent à l'identique chaque année. C'est exactement ce qu'un assistant écrit bien. Ce qu'il écrit mal, en revanche, c'est ce qui touche à ton établissement et à tes élèves : il ne les connaît pas, et il comblera les trous par de l'invention plausible si tu le laisses faire. Le point à ne pas manquer est ailleurs : une fiche de renseignements est une collecte de données personnelles de mineurs. Chaque champ ajouté « au cas où » est une donnée à conserver et à détruire ensuite. Une fiche courte est plus simple à remplir pour les familles, et plus simple à tenir pour toi.